成人式同窓会の幹事のやり方【事前準備編】

幹事方法

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ひょんなことから「成人式後の同窓会の幹事をやることになった」なんてとき、飲み会の幹事はやったことがあっても、成人式同窓会はそれとは規模が全然違うから「何からしてよいのか、何をしなければいけないのか」わからないですよね。

そこで、幹事のやり方、幹事を任されたときやることをご紹介します。
今回は【事前準備編】です。

①クラスごとに幹事をたてる

同窓会をする学校の規模にもよりますが1学年で100人以上生徒がいた場合、1人で全員に声がけをするのは難しいですよね..

そこでクラスごとに幹事をたてて、声かけや参加可否の連絡はその人に任せるのをオススメします。1クラスに男女1人ずつたてれば男子女子の両方にしっかり連絡が行き届きますし、2人いることでどちらかが幹事の仕事を怠けそうになったときも安心です。

②会場を決め、予約する

幹事が決まって、同窓会のお誘い連絡をみんなにする前に会場を決めましょう。
参加人数は全体の60〜70%で考えて、一旦仮の人数で予約します。正確な人数は、参加者の人数を集計してからお店に伝えます。

同窓会会場タイプの候補はいくつかあります。

  • ホテルの宴会場 代金:7,000〜15,000円
    「せっかくの成人式だから、派手に豪華にしたい!」そんな同窓会にはオススメです。ただし、会費が高くなる分参加人数が少なくなる覚悟も必要です。
  • レストランの貸切 代金:4,000〜10,000円
    「大人っぽい雰囲気にしたいけど、あまりカッチリした会じゃない方が良い!」といった場合にオススメです。
  • 居酒屋の貸切 代金:3,000〜6,000円
    ラフな会場でとにかく楽しく賑やかに過ごしたい場合にオススメです。会費も1番安く済むため、参加者が多くなりやすいです。

どの会場タイプにするか、皆に意見を聞いていたらキリがありません。
幹事権限で、幹事たちで「どんな同窓会にしたいか」を踏まえたうえで決めてしまいましょう。

どこのホテルが良いのか、どこの居酒屋が良いのかなどの具体的な場所は「先輩たちが開催した場所を参考にする」「みんなのアクセスが良い場所にする」と良いでしょう。

③会費を決める

会場が決まったら会費を決めます。
もちろん会費は予約したお店でかかる代金ですが、数人のキャンセルが出ることを想定して若干高く会費を設定しておくと良いです。

これをしておかないと、キャンセルした人の分を幹事だけで負担することになってしまう場合もあります。ただし、300〜1,000円程度の値上げにしましょう。ひどく値上げをしすぎると信頼を失います。場合によっては何のためのお金なのか、キャンセルが発生しなかった場合の使い道などを皆に伝えておいた方が良いかもしれません。金銭面でのトラブルは起きないように気をつけましょう。

また、細かいお釣りのでないキリの良い会費に設定出来ると良いですね。お釣りが出る場合は同窓会当日にたくさんの小銭が必要となります。

③クラスごとに参加を呼びかける

会場、会費が確定したらクラスごとにたてた幹事が同窓会の連絡をしましょう。

連絡は手紙やメール等ではなく、LINEでグループを作成して行うと手軽です。幹事が連絡先を知らない人でも、他のクラスメイトが知ってさえいればグループに混ぜて連絡が取れます。幹事がみんなに協力を仰ぐことも大事です。

また「連絡が来てない人」が出ないように全員に連絡をするには、卒業アルバムなどを見て誰が同じクラスだったかを確認すると良いでしょう。誰もLINEを知らなくても、Facebookやtwitterで探してそこからダイレクトメッセージをすることもできます。

④締切日を設定して、参加人数を集計する

全員に連絡することができたら、参加可否連絡の締め切り日を作ります。

これが大事で、締め切り日を設定しておかないと参加可否を直前まで連絡してこない人もいます。参加人数が確定したら、予約したお店に確定人数を伝えます。

⑤名簿を用意する

会場が決まり、会費が決まり、参加者がが確定したらあとは当日までにしておく準備のみです。

同窓会当日に、「誰が来ていないのか」「誰から会費をもらったのか」の混乱を避けるために参加者の名簿をあらかじめ作っておくと便利です。
簡単に紙に書き出しておくスタイルでも良いですし、スマホのメモ帳にメモしておくスタイルでも良いでしょう。

まとめ

同窓会の幹事は規模が大きく、普段から連絡を取る分けではない人たちが集まって行うのでその分やることはいっぱいあります。

1人で気負わずに、みんなで協力して楽しい同窓会を開いて下さい。

次回、成人式同窓会の幹事のやり方【当日編】をご紹介します。

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