就活生必見!「できる!」と思わせるインターンメールの書き方

img_internmail

<就活生におすすめ!パート1>
無料で登録してスカウトと焼肉をもらおう!

学生生活大百科の学生ライターも使っています!


<就活生におすすめです!パート2>
メディア業界を目指すなら登録必須のサイト!

学生生活大百科のライターで広告系に就職した学生もほぼ登録していました!


学生生活大百科では記事を書いている学生ライターが実際に使ってみて、本当にいいと思ったサービスしか紹介していません。上記サービスも非常に評判がよく、登録ももちろん 無料なのでぜひ登録してみてください!

就活中は、インターンの申し込み等の際や、お世話になる社会人の方へのメールのやり取りなど、メールを使う機会が多いですよね。
たったメール一通でも、しっかりとしたやり取りをすることで、印象は随分と変わるもの。
就職活動中は、OB訪問や企業の方から名刺をもらったタイミングなど、メールを送る機会は多いもの。
ここでひとつ、丁寧なメールの書き方を押さえて、他の就活生に差をつけましょう!

1.メールの件名(タイトル)は簡潔に「用件 / 大学名・名前」を盛り込む

社会人の方、特に多くの就活生と関わる人事の方には、毎日何十通何百通もの、山のようなメールが届いています。
社会人の方は、片っ端から読むのではなく、当然優先度の高そうなメールから先に読みます。すると、内容のよくわからない件名や差出人不明のメールは「とりあえず後回し」とされてしまいます。
優先度の判断材料となるのがメールフォルダで最初に目に付く「メールの件名(タイトル)」。
そのためメールの件名は、用件が一目でわかるように、簡潔にまとめる必要があるのです。

例えば、

「インターンシップ(説明会)申し込みのお願い/○○大学 ××学科 山田太郎」
「OB訪問のお礼/○○大学 ××学科 山田太郎」
「会社訪問のお礼と感想/○○大学 ××学科 山田太郎」

といったように、「用件 / 大学名・名前」をタイトルに盛り込むのがポイント。

用件に関しては、「簡潔に」まとめるのが重要です。長いと一覧画面で読み切れないこともありますから。
またメルマガや友人へのメールなどと異なり、顔文字や☆マーク、!などを使わないようにしましょう。
(目立てばいいというものではありませんし、ビジネスにふさわしくありません)。

2.宛名はきっちりと正確に。

メールのタイトルの後はメールの本文を書きます。
ビジネスパーソンが日々やり取りするメールでは、まず誰に宛てたメールなのかを書くのがルールです。

(例)
株式会社△△ 人事部 人事部長 鈴木次郎 様

というように、「社名→部署→役職→名前」のような順で書きます。書く順番や長い部署名、カタカナ語などは耳慣れなくても間違えないように。
また社名はくれぐれも、「(株)△△」や「△△」と、省いてはなりません。
名刺を頂いている場合は名刺を参考に、特に名前には誤字脱字がないように、集中して書きましょう。

なお、企業の採用活動では個人のメールアドレスではなく「採用担当者共通」のメールアドレスが存在することがあります。
「recruit@△△.com」のような場合はそれにあたります。こういったメールアドレスの場合は、担当者の個人名が分かる場合は、宛名をちゃんと書きましょう。誰宛のメールなのかが分からないと、誰も対応してくれない…となりかねません。

また、担当部署の組織宛に送る場合は「人事部様御中」、担当者の個人名が不明の場合は、「人事部 御担当者様」といったふうに書くとよいでしょう。
「御中」と「〜様」を混合しないように!

3.メールの前半で、自分の名を名乗る!

宛名を書いた後は、自分が何者であるのかをメールの前半で必ず名乗りましょう。
「メールの末尾に名前書いてるんだけど…」「メールアドレス読めば誰だか分かりそうじゃない?」と思いがちですが、末尾の名前は見落とされがちだったり、メールアドレスだけで判断するのは厳しかったりします。
前半で名乗っておくことで、「ああ、あのときの学生さんね。」と認識しながら読めるため、メールを読む側からすればわかりやすく助かるものです。

そのため、メールの書き出しでは、宛名に続き、以下のように書くとよいでしょう。

(例)
株式会社△△ 人事部 人事部長 鈴木次郎 様

○○大学の山田太郎と申します。

ちなみに、同姓同名や、似たようなニュアンスの名前の方は意外と存在するので、大学名とフルネームはセットにして誰だか分かるようにおきましょう。

4.読みやすいよう、改行などの一工夫を!

相手は多忙なビジネスパーソンですから、メール本文も簡潔に伝えるなければなりません。

メール本文では、

  • 適度に行間を空ける
  • 適度な位置で改行する

この2つを意識して、読みやすい文章を作りましょう。

(良い例)
○○大学の山田太郎と申します。

先日は貴重なお時間を頂戴しまして、
ありがとうございました。

お話を伺った中で、特に印象的だったことは鈴木さんの仕事観でした。

「この仕事のやりがいとは?」という
私の抽象的な質問に対して・・・

(悪い例)
○○大学の山田太郎と申します。先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺った中で特に印象的だったことは鈴木さんの仕事観でした。「この仕事のやりがいとは?」という私の抽象的な質問に対して・・・

悪い例では、句点がないため行間が詰まっており、改行もされていないので読みづらいことが分かります。

どこで改行すればいいのかに関して、オフィスで使われるPCの文字幅にあわせ、「一行は全角で35文字程度におさめること」をおすすめします。実際にご自分でも、送信予定のメールを一度自分宛に送信して、相手からどう見えるのか?を確認してみるとよいでしょう。

5.メールの最後に署名を付けよう

メール本文の最後には署名を書きましょう。

(例)

○○大学 △△学部 ××学科 3年
山田 太郎

携帯TEL:090-1234-5678
e-mail:yamada@△△.com

e-mail(携帯):yamada@△△.ne.jp

署名は基本的なメールのマナーであると同時に、自分にとっても大きなメリットがあります。それは、名刺代わりになるということ。

メールを受け取った相手の方から、メールの送ったあなたに連絡を取ろうと思った場合、この署名があることで、いざという時に電話で連絡を入れることができるようになります。

以上、5つ、いかがでしたか?
メールは現代では書かせないビジネスツール。ただコピペするのではなく、忙しい時間を割いてくれている社会人の方に感謝し、
読む方の気持ちになって書けば、けして失礼にあたるメールにはならず、気持ちも伝わるはず。
ここでビジネスパーソンとしての基礎を身につけ、就活を勝ち抜きましょう!

今の時期にこそ
知っておきたいことを特集しました!

  • 長期アルバイト特集
  • 説明会、ES、面接、就活スタードダッシュ
  • 新生活サポート

こちらの記事もおすすめです

学生生活大百科は
学生が『今』知りたいことを
届けるメディアです